Llega un proyecto nuevo y el equipo lo acepta porque suena importante, porque lo pidió un cliente grande o porque nadie quiso decir que no. Nadie se detuvo a revisar cuántos proyectos ya están en marcha, cuáles están atrasados o si el equipo realmente tiene espacio para uno más. Unas semanas después, todo se retrasa un poco, porque el panorama completo nunca estuvo sobre la mesa al momento de decidir.

Esto es distinto a tener mala planeación. Es no tener, en el momento de decidir, una vista clara de todo el portafolio de proyectos de la empresa —solo la vista parcial del proyecto que se está evaluando en ese instante.

Decidir sin ver el conjunto completo

Una encuesta de Innotas encontró que más de la mitad de los proyectos de tecnología en las empresas no estaban bien alineados con los objetivos reales del negocio. Gran parte de ese desajuste ocurre en el momento de decidir qué proyectos emprender: sin un panorama del portafolio completo, es fácil aceptar trabajo que compite por los mismos recursos que ya están comprometidos en otra parte.

Lo que cambia con un portafolio visible

Cuando todos los proyectos activos de una empresa —sus fechas, responsables, avance y carga de trabajo— viven en un solo lugar, decidir si aceptar un proyecto nuevo deja de ser una decisión aislada. Se puede ver, antes de comprometerse, si el equipo realmente tiene espacio, qué tendría que esperar y qué impacto tendría en lo que ya está en marcha.

Esto no significa decir no a más proyectos. Significa decir que sí con información, en lugar de decir que sí por costumbre.

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