Alguien del equipo dice que ya no puede más, que necesitan contratar a otra persona. Y puede ser cierto. Pero también puede ser que esa persona tenga el doble de tareas activas que su compañero de al lado, y que nadie lo haya notado porque no existe un lugar donde se vea la carga de trabajo de todos al mismo tiempo.

Contratar sin saber esto es apostar. Si el problema real era mala distribución, en unos meses la persona nueva también va a sentirse saturada, porque el problema nunca fue la cantidad de gente, sino la falta de visibilidad sobre cómo se reparte el trabajo.

Señales de que nadie está viendo la carga real del equipo

• Las tareas y proyectos de cada persona viven en su propia libreta, chat o cabeza, no en un lugar compartido
• Alguien del equipo siempre está ahogado mientras otro tiene espacio, y nadie lo detecta a tiempo
• Las nuevas tareas se asignan por quién está disponible para contestar el chat, no por quién tiene realmente el tiempo
• No hay forma de saber cuántos proyectos activos tiene una persona sin preguntarle directamente
• Las fechas límite se cumplen por urgencia de último momento, no por planeación de capacidad
• Cada solicitud de contratación se basa en percepción, no en datos de carga real

Cómo se ve medir la carga de trabajo con un sistema

1. Todas las tareas y proyectos de la empresa viven en una sola base, con responsable y fecha asignados
2. Cada persona tiene una vista de sus propias tareas activas, y los líderes tienen una vista de todo el equipo
3. Se puede ver de un vistazo quién tiene 3 tareas activas y quién tiene 15, sin tener que preguntar
4. Las nuevas asignaciones se hacen viendo quién tiene espacio real, no solo quién respondió primero
5. Antes de publicar una vacante, se revisa si el problema es de capacidad de personas o de distribución del trabajo existente

El tiempo que se pierde sin esta visibilidad

Según el Índice de la Anatomía del Trabajo de Asana, los equipos siguen dedicando en promedio el 60% de su jornada a trabajo sobre el trabajo —coordinar, buscar información, actualizar a otros— en lugar del trabajo para el que fueron contratados. Gran parte de esa pérdida viene de no tener un lugar único donde ver quién está haciendo qué.

¿Sabes hoy, sin preguntarle a nadie, cuántas tareas activas tiene cada persona de tu equipo? Como la primera Agencia Airtable México, en Cometta construimos el sistema donde tu equipo organiza su carga de trabajo y tú por fin la puedes ver completa.